Zeiterfassungspflicht: Was jetzt gilt — und wie du sie erfüllst.
Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen — nicht erst, wenn das neue Gesetz kommt, sondern schon heute. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was gilt, wen es betrifft, was erfasst werden muss und wie du die Pflicht ohne Zettelwirtschaft erfüllst.
Stand: Juli 2026
Was gilt heute?
Den Anstoß gab der Europäische Gerichtshof: Im „Stechuhr-Urteil“ (EuGH, 14.5.2019, C-55/18) verpflichtete er die Mitgliedstaaten, Arbeitgeber zur Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zu verpflichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen wird.
Für Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht die Frage beantwortet, ob man auf ein neues Gesetz warten darf: Nein. Nach dem BAG-Beschluss vom 13.9.2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber bereits jetzt verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vollständig zu erfassen — hergeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz. Dazu kommen die bestehenden Aufzeichnungspflichten des Arbeitszeitgesetzes (Mehrarbeit über 8 Stunden, Sonn- und Feiertagsarbeit, § 16 ArbZG) und branchenspezifische Pflichten nach dem Mindestlohngesetz.
In Österreich ist die Lage seit Langem klar: § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) verpflichtet Arbeitgeber, Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden inklusive Ruhepausen zu führen. Für österreichische Betriebe ist die Zeiterfassungspflicht also kein Zukunftsthema, sondern geltendes Recht.
Was muss erfasst werden?
Aus Urteilen und Gesetzen ergibt sich ein klarer Katalog:
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — pro Beschäftigtem, vollständig
Ruhepausen (in Österreich ausdrücklich; in Deutschland ergeben sie sich aus Beginn/Ende und den Pausenpflichten des § 4 ArbZG)
Verlässlichkeit: Die Aufzeichnung muss objektiv und nachvollziehbar sein — nachträgliche Änderungen dürfen nicht spurlos möglich sein
Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre (§ 16 ArbZG; Österreich kennt vergleichbare Fristen)
Nachweisbarkeit: Auf Verlangen der Behörde müssen die Aufzeichnungen vorgelegt werden können
Wen betrifft die Pflicht?
Grundsätzlich alle Arbeitgeber. Der BAG-Beschluss macht keine Ausnahme nach Betriebsgröße, und auch Vertrauensarbeitszeit befreit nicht von der Erfassung — sie bedeutet nur, dass Beschäftigte ihre Zeiten selbst erfassen dürfen und der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit nicht vorgibt. Auch im Homeoffice gilt die Pflicht unverändert.
Die geplante ArbZG-Novelle soll die Pflicht gesetzlich ausformulieren: taggleiche Erfassung von Beginn, Ende und Dauer, im Regelfall elektronisch; diskutiert werden Erleichterungen und Übergangsfristen für Kleinbetriebe unter zehn Beschäftigten sowie der Umstieg von der täglichen auf eine wöchentliche Höchstarbeitszeit.
Wichtig: Die Novelle war im Juli 2026 noch nicht beschlossen (Stand: Referentenentwurf). Die Erfassungspflicht selbst gilt in Deutschland aber unabhängig davon bereits jetzt — durch den BAG-Beschluss. Wer auf das Gesetz wartet, wartet auf eine Präzisierung, nicht auf den Startschuss.
Was droht bei Verstößen?
Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten des Arbeitszeitgesetzes können mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden (§ 22 ArbZG). In Österreich drohen Verwaltungsstrafen nach dem AZG.
Mindestens genauso relevant ist die Beweislage: Ohne verlässliche Aufzeichnungen steht der Arbeitgeber in Überstunden-Streitigkeiten schlecht da — Gerichte orientieren sich zunehmend an den Aufzeichnungen, die vorhanden sind. Wer nicht erfasst, dem fehlt im Zweifel der eigene Nachweis.
So erfüllst du die Pflicht mit iXTime
iXTime unterstützt dich bei der Erfüllung der Zeiterfassungspflicht — jede der folgenden Funktionen ist heute verfügbar, in jedem Tarif:
Beginn, Ende & Dauer
Live-Timer oder manuelle Von-bis-Einträge — jede Arbeitszeit ist mit Beginn, Ende und Dauer dokumentiert, am Desktop wie am Smartphone.
Pausen
Pausenerfassung per Klick (pro Workspace zuschaltbar). Ohne Erfassung wertet der Arbeitszeit-Bericht die Zeit zwischen Einträgen als Pause.
Verlässlichkeit
Jede Änderung wird protokolliert (wer, wann, alt → neu), Korrekturen bestätigt der Betroffene per Kenntnisnahme — nichts ändert sich spurlos.
Zeitraum abschließen
Geprüfte Monate sperrst du für das gesamte Team — auch für Admins. Spätere Korrekturen nur bewusst und doppelt protokolliert.
Nachweis auf Knopfdruck
Der Arbeitszeit-Bericht zeigt Beginn, Ende, Arbeitszeit und Pausen je Mitarbeiter und Tag — exportierbar als CSV, Excel oder PDF.
Aufbewahrung & DSGVO
Daten bleiben erhalten, solange dein Workspace besteht — EU-gehostet (Azure West Europe), DSGVO-konform, AVV inklusive.
Gilt die Zeiterfassungspflicht schon — oder erst mit dem neuen Gesetz?
Sie gilt schon. In Deutschland seit dem BAG-Beschluss vom 13.9.2022 (1 ABR 22/21), in Österreich seit Langem über § 26 AZG. Das geplante deutsche Gesetz präzisiert nur, wie erfasst werden soll — insbesondere die elektronische Form.
Reichen Excel-Listen oder Papier-Stundenzettel?
Derzeit sind sie nicht ausdrücklich verboten — verlässlich und manipulationssicher müssen die Aufzeichnungen aber schon heute sein, und genau daran scheitern lose Listen schnell. Der Gesetzentwurf sieht die elektronische Erfassung als Regelfall vor; Papier soll die Ausnahme werden.
Was ist mit Vertrauensarbeitszeit?
Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig — die Erfassung entfällt dadurch aber nicht. Beschäftigte können ihre Zeiten selbst erfassen (Delegation); der Arbeitgeber bleibt dafür verantwortlich, dass ein verlässliches System bereitsteht.
Gilt die Pflicht auch im Homeoffice?
Ja. Ort der Arbeit spielt keine Rolle — auch mobil geleistete Arbeitszeit ist zu erfassen. Praktisch heißt das: Das Erfassungssystem sollte überall funktionieren, auch am Smartphone.
Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
Mindestens zwei Jahre (§ 16 ArbZG). In iXTime bleiben Zeitdaten erhalten, solange der Workspace aktiv ist — die Frist ist damit abgedeckt.
Was kostet ein Verstoß?
In Deutschland drohen Bußgelder bis 30.000 Euro (§ 22 ArbZG), in Österreich Verwaltungsstrafen nach dem AZG. Dazu kommt die schwache Beweisposition in Überstunden-Streitigkeiten, wenn eigene Aufzeichnungen fehlen.
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