Urlaub und Krankheit dort erfassen, wo auch die Arbeit steht.
Ein Zeitraum lässt sich nur als Ganzes lesen, wenn auch die freien Tage darin stehen — sonst bleibt eine Lücke, die niemand mehr erklären kann. iXTime erfasst Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten ganztägig oder stundenweise, zeigt sie im Kalender und im Arbeitszeit-Bericht, und zählt die genommenen Urlaubstage je Person und Zeitraum zusammen.
Erfassen, sehen, zusammenzählen
Abwesenheit ist ein Eintrag wie jeder andere — nur ohne Kunde, Projekt und Betrag.
Urlaub, Krank, Arztbesuch, Sonstiges
Vier Gründe, mit Sollarbeitszeit als fünfter der Zeitausgleich — farblich unterschieden und immer zusätzlich beschriftet. Eine Abwesenheit hat keinen Kunden, kein Projekt und keinen Betrag — sie ist nie abrechenbar.
Ganztägig oder stundenweise
Ein ganzer Tag wird als Marker gesetzt, ohne erfundene Stundenzahl — mit Sollarbeitszeit zählt er das Soll dieses Tages. Der Arzttermin am Nachmittag wird als Spanne erfasst — wie ein manueller Eintrag.
Zeitraum in einem Zug
Zwei Wochen Urlaub werden einmal eingegeben und als einzelne Tage gespeichert. Liegt ein Wochenende darin, fragt iXTime, ob es übersprungen werden soll — statt es zu erraten. Mit Sollarbeitszeit wird jeder Tag gebucht; Tage ohne Soll kosten nichts und zählen nicht als Urlaubstage.
Im Kalender und im Planer
Im eigenen Kalender liegt eine Abwesenheit als Band über dem Tag, stundenweise als Block darin. Der Urlaubsplaner zeigt den Monat fürs ganze Team: eine Zeile je Mitglied, ein Balken je Abwesenheit, unten die Zahl der Abwesenden je Tag — und die eigene Abwesenheit planst du direkt darin per Klick oder Ziehen.
Genommene Tage auswerten
Übersicht und Detailliste zählen Abwesenheit je Grund zusammen: ganze Tage als Tage, Stunden als Stunden. Zeitraum frei wählbar, Filter auf Person oder Gruppe.
Pro Workspace zuschaltbar
Aus bedeutet: kein Umschalter, keine Bänder, keine Kacheln — als gäbe es das Feature nicht. Wird es später wieder eingeschaltet, sind alle früheren Abwesenheiten wieder da.
Wie es funktioniert
Einschalten
In den Workspace-Einstellungen die Abwesenheitserfassung aktivieren — ab dann steht sie allen Mitgliedern zur Verfügung.
Erfassen
Im Eintragsformular auf „Abwesenheit“ wechseln, Grund wählen, ganztägig oder Stunden angeben — am Rechner wie am Handy.
Auswerten
Zeitraum wählen, auf eine Person filtern und die Abwesenheits-Kachel lesen: so viele Urlaubstage, so viele Stunden.
Wie viele Urlaubstage sind schon weg?
Die Abwesenheits-Kachel in Übersicht und Detailliste zählt je Grund zusammen — ganze Tage als Tage, stundenweise Abwesenheit als Stunden, nie zu einer Zahl vermischt. Zeitraum frei wählbar, Filter auf ein Mitglied oder eine Gruppe. Im Timesheet steht dieselbe Rechnung als Zeile je Grund unter den Projekten („2 Tage + 3 Std.“), und der Arbeitszeit-Bericht beschriftet den Tag mit seinem Grund, statt Arbeitszeit und Pause zu berechnen.
Häufige Fragen
Wie sehe ich, wie viele Urlaubstage jemand genommen hat?
Auswertungen öffnen, den Zeitraum auf das Jahr (oder Quartal, Monat) stellen, im Filter das Mitglied wählen — die Abwesenheits-Kachel in der Übersicht zeigt die genommenen Urlaubstage, daneben Krankheit und Sonstiges. Fürs ganze Team funktioniert es genauso ohne Filter oder mit einer Gruppe.
Werden Urlaubstage in Stunden umgerechnet?
In den Auswertungen nicht: Ein ganzer Tag wird als Tag gezählt, eine stundenweise Abwesenheit in Stunden — beides steht nebeneinander. Ist die Sollarbeitszeit eingeschaltet, zählt ein Urlaubstag im Urlaubskonto das Soll dieses Tages — bei vier Stunden am Mittwoch also vier, nicht acht.
Gibt es ein Urlaubskonto?
Ja, in Stunden je Person und Urlaubsjahr — Kalenderjahr oder zum Beispiel Schuljahr — mit Anspruch, Übertrag und Rest, zusammen mit Sollarbeitszeit und Saldo unter Zeitkonten.
ZeitkontenSehe ich, wer wann weg ist?
Ja, im Urlaubsplaner: ein Monat als Raster, eine Zeile je Mitglied, Balken für ganztägige und Pillen für stundenweise Abwesenheiten, geplante schraffiert, unten die Zahl der Abwesenden je Tag. Wer wessen Zeilen sieht, legt die Rolle fest („Abwesenheiten von anderen sehen“: Nein, Eigene Gruppen, Alle); den Grund von Kollegen sieht nur, wer deren Abwesenheiten eintragen darf — alle anderen sehen Urlaub oder schlicht „Abwesend“. Einen Genehmigungs-Workflow gibt es nicht.
Hilfe: UrlaubsplanerVerfälschen Abwesenheiten meine Auswertungen?
Nein. Abwesenheit zählt nie als Arbeitszeit und fließt in keine Beträge-, Kosten- oder Margenzahl ein. Dieselbe Auswertung liefert mit und ohne Abwesenheitseinträge identische Werte — sie wird separat ausgewiesen. Nur die Auslastung gegen die Sollzeit zieht Abwesenheit von der verfügbaren Sollzeit ab.
Was passiert, wenn jemand an einem Urlaubstag doch etwas erfasst?
Ein ganztägiger Urlaub belegt den Tag exklusiv: An diesem Tag lässt sich kein weiterer Eintrag anlegen und kein Timer starten — und umgekehrt lässt sich kein ganztägiger Urlaub auf einen Tag legen, an dem schon etwas erfasst wurde. Der Tag ist damit eindeutig.
Gilt die Zeitraum-Sperre auch für Abwesenheiten?
Ja. Abwesenheiten verhalten sich wie jeder andere Eintrag: Sie unterliegen der Monatssperre, jede Änderung landet in der Änderungshistorie, und die Sichtbarkeitsregeln (eigene / Gruppe / alle) gelten unverändert.
Geht das auch am Handy?
Ja. Der Umschalter auf „Abwesenheit“, Grund, ganztägig oder Stunden, das Kalenderband und die Abwesenheits-Kachel in der Übersicht gibt es auf dem Handy genauso wie am Rechner.
Urlaub gehört in dieselbe Übersicht wie die Arbeit.
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