Rollen & Berechtigungen
Was ein Mitglied selbst erfassen darf, wessen Zeiten es sieht und was es verwaltet, legt seine Rolle fest. Unter Team → Rollen passen Owner und Admins die eingebauten Rollen an und legen eigene an.
Schritt für Schritt
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Vier eingebaute Rollen
Owner (in der App „Besitzer“) und Admin sind fest: sie haben immer alle Berechtigungen. Manager und Member (in der App „Mitglied“) sind anpassbar — Owner und Admins können ihre Rechte ändern und mit „Auf Standard zurücksetzen“ wieder herstellen. Member ist die Rolle, die neue Mitglieder beim Einladen bekommen.
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Der Reiter „Rollen“
Nur Owner und Admins sehen ihn: links die Rollen in drei Gruppen (Fix, Anpassbar, Eigene) mit der Zahl der Mitglieder, rechts der Editor der gewählten Rolle. Aus den Workspace-Einstellungen führt „Rollen verwalten“ direkt hierher. Welche Rolle ein Mitglied hat, änderst du auf seiner Seite.
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Eigene Zeit erfassen
Sieben Schalter: „Arbeitszeit in der App erfassen“, „Arbeitszeit an der Stempeluhr (Terminal) erfassen“ sowie Urlaub, Krankenstand, Arztbesuch, Zeitausgleich und Sonstige Abwesenheit — je einzeln. App und Stempeluhr sind getrennt: Das Sekretariat bucht nur an der Wand, der Außendienst nur in der App, und eine Rolle darf auch beides. Ohne App-Recht erfassen Berechtigte die Zeit für die Person. So kann ein Workspace auch festlegen, dass Mitglieder Krankenstand selbst eintragen, Urlaub aber die Leitung. Die App-Zeile wirkt immer; die Stempeluhr-Zeile nur, solange die Stempeluhr eingeschaltet ist, die Abwesenheits-Schalter nur mit Abwesenheitserfassung.
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Für andere
„Zeiteinträge von anderen sehen“ hat drei Stufen: Nein, Eigene Gruppen oder Alle — das ist die Reichweite in Auswertungen, Zeitkonten und im Kalender anderer. „Abwesenheiten von anderen sehen“ hat dieselben drei Stufen, steht aber für sich: Wer sie hat, sieht im Urlaubsplaner, wer wann weg ist — ohne die Zeiteinträge dieser Personen. „Zeiteinträge von anderen korrigieren“ und „Abwesenheiten von anderen eintragen“ gelten innerhalb der Reichweite von „Zeiteinträge von anderen sehen“ und lassen sich getrennt vergeben: Wer Urlaub für andere einträgt, darf deshalb noch keine Arbeitszeiten ändern. Die Gründe fremder Abwesenheiten sieht nur, wer „Abwesenheiten von anderen eintragen“ hat; alle anderen sehen Urlaub als „Urlaub“ und jede andere Abwesenheit als „Abwesend“. Der persönliche Time Tracker und der eigene Kalender zeigen immer nur die eigenen Einträge.
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Verwaltung
Mitglieder (einladen, deaktivieren, Rollen und Gruppen), Urlaubskonten & Sollarbeitszeit, die Hierarchie-Ebenen (mit deinen eigenen Bezeichnungen), Honorarsätze & Beträge, Kostensätze und die Workspace-Einstellungen — jeweils ein Schalter.
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Eigene Rollen
„Neue Rolle aus Kopie“ legt eine eigene Rolle mit den Rechten einer bestehenden an; Name, Beschreibung und Schalter passt du danach an. Eine Rolle lässt sich erst löschen, wenn kein Mitglied sie mehr hat. Ausnahmen für einzelne Personen gibt es nicht — eine Ausnahme ist eine eigene Rolle.
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Ausgeschaltete Funktionen
Ist eine Funktion im Workspace aus — Abwesenheiten, Sollarbeitszeit, Honorare, Kostensätze oder die Stempeluhr —, erscheinen die davon abhängigen Zeilen ausgegraut mit Hinweis. Sie bleiben gespeichert und gelten wieder, sobald die Funktion eingeschaltet wird.
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Owner-exklusiv
Zahlung und Abo, Workspace löschen oder deaktivieren und die Owner-Rolle vergeben sind ausschließlich Owner vorbehalten — auch ein Admin kann sie nicht ausführen. Rollen verwalten dürfen Owner und Admins; als einzelne Berechtigung lässt es sich keiner anderen Rolle geben. Einen abgeschlossenen Zeitraum aufbrechen dürfen nur Admin und Owner.
Mitglieder sollen Krankenstand selbst eintragen, Urlaub aber nur die Leitung — wie?
Öffne unter Team → Rollen die Rolle Member und schalte „Urlaub“ unter „Eigene Zeit erfassen“ aus. Die Leitung bekommt die Rolle Manager oder eine eigene Rolle mit „Abwesenheiten von anderen eintragen“. Ein für ein Mitglied eingetragener Urlaub ist für dieses dann nur lesbar.
Ein Mitglied soll alle Zeiten in den Auswertungen sehen — wie?
Setze in seiner Rolle „Zeiteinträge von anderen sehen“ auf „Alle“ — in der Rolle Member für alle Mitglieder, oder in einer eigenen Rolle nur für bestimmte Personen.
Wo ist die Einstellung „Zeit-Sichtbarkeit“ hin?
Sie ist in die Rollen gewandert: „Zeiteinträge von anderen sehen“ in der Rolle Member ersetzt sie. Die Workspace-Einstellungen zeigen an ihrer Stelle einen Verweis mit Abkürzung zu den Rollen.
Sieht jemand durch „Alle“ meine Einträge im Time Tracker?
Nein. Die Reichweite wirkt in den Auswertungen, Zeitkonten und im Kalender anderer. Der persönliche Time Tracker und der eigene Kalender bleiben immer auf die eigene Person beschränkt.
Mitglieder sollen sehen, wer in ihrer Abteilung Urlaub hat, aber keine Zeiten — wie?
Setze in der Rolle Member „Abwesenheiten von anderen sehen“ auf „Eigene Gruppen“ und lass „Zeiteinträge von anderen sehen“ auf Nein. Im Urlaubsplaner sehen sie dann die Mitglieder ihrer Gruppen mit Urlaub als „Urlaub“ und jeder anderen Abwesenheit als „Abwesend“ — den Grund nur, wenn die Rolle auch „Abwesenheiten von anderen eintragen“ hat.