Monatsabschluss
Mit dem Monatsabschluss gibt jede Person ihren fertigen Monat ab, eine zuständige Person prüft ihn und gibt ihn frei oder zurück. Ein freigegebener Monat ist für diese Person gesperrt, auch für Admins und Owner. Die Funktion ist je Arbeitsbereich zuschaltbar.
Schritt für Schritt
- 01
Einschalten
Einstellungen → Arbeitsbereich: „Monatsabschluss mit Freigabe“ aktivieren (Owner oder „Einstellungen verwalten“). Der Schalter setzt „Sollarbeitszeit verwenden“ voraus und ist standardmäßig aus. Ausgeschaltet gibt es weder Status noch Sperre; Freigaben, Verlauf und Zuständigkeiten bleiben gespeichert und gelten wieder, sobald du ihn einschaltest.
- 02
Zuständigkeit festlegen
Wer wessen Monate freigibt, legst du bei der freigebenden Person fest: Team → Person öffnen → Reiter „Freigaben“, am Handy „Weitere Einstellungen“ → „Freigaben“. Unter „Gibt Monate frei für“ wählst du Gruppen und einzelne Personen, auch gemischt, oder „Alle Mitglieder“; die Vorschau nennt, wer sich daraus ergibt. Das dürfen Owner und Mitglieder mit dem Recht, Mitglieder zu verwalten. Die Zuständigkeit ist keine Rolle: Auch Admin und Owner können nur freigeben, wofür sie zuständig sind.
- 03
Monat abgeben
Unter Zeitkonten → Saldo öffnest du deine Zeile und wählst den Monat. Sobald er vorbei ist, gibt es „Monat abgeben“; vorher nennt der Text den ersten möglichen Tag. Du bestätigst die Zahlen des Monats, danach kannst du darin nichts mehr ändern. Bis zur Freigabe holst du den Monat mit „Abgabe zurückziehen“ wieder zurück. Ist für dich noch niemand zuständig, kannst du trotzdem abgeben; ein Hinweis sagt, dass ein Admin das unter Team festlegt.
- 04
Der Reiter „Monate“
Zuständige, Admins und Owner finden unter Zeitkonten in der Gruppe „Freigaben“ den Reiter „Monate“, am Handy das dritte Segment. Er zeigt einen Monat: zuerst „Wartet auf deine Freigabe“, dann „Noch nicht abgegeben“ und „Freigegeben“, filterbar nach Status und Gruppe. Abgegebene Monate, für die du zuständig bist, kannst du ankreuzen und gesammelt freigeben; das Ergebnis steht je Person da. Admins und Owner sehen zusätzlich die Karte „Ohne zuständige Person“, „Zuständige Personen verwalten“ erklärt dort den Weg.
- 05
Prüfen und entscheiden
Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Monat der Person nur zum Lesen: Kopfkarte mit Soll, Ist, Abwesend und „davon Urlaub“, darunter jeder Tag und rechts der Verlauf. „Freigeben“ sperrt den Monat und speichert seine Zahlen. „Zurückgeben“ verlangt einen Kommentar, den die Person im eigenen Monat liest; sie korrigiert und gibt erneut ab. „Ohne Abgabe freigeben“ gilt für vergangene Monate ohne Abgabe, etwa wenn jemand ausgeschieden ist, und steht so im Verlauf.
- 06
Wartende Abgaben in anderen Monaten
Die Liste öffnet immer den Vormonat und springt nicht von selbst. Die orange Zahl an der Monatsauswahl nennt, was in anderen Monaten auf dich wartet; ein Klick öffnet „Monat wählen“ mit der Zahl je Monat. Der Hinweis über der Liste führt mit einem Klick zu den betroffenen Monaten, am Handy die Karte unter der Monatsauswahl. Orange zählt nur, wofür du zuständig bist; ohne Zuständigkeit bleibt die Zahl grau. Ein früherer Monat, der noch offen ist, steht als Hinweis in der Zeile, blockiert die Freigabe aber nicht.
- 07
Die Sperre gilt ohne Ausnahme
Solange ein Monat abgegeben oder freigegeben ist, lassen sich die Zeiten und Abwesenheiten der Person darin nicht ändern. Bei einem freigegebenen Monat gibt es auch für Admins und Owner kein „trotzdem speichern“: Korrigiert wird nur über „Wieder öffnen“. Das ist strenger als die Zeitraum-Sperre, die für einen ganzen Arbeitsbereich gilt und Einzelkorrekturen mit Protokoll erlaubt.
- 08
Wieder öffnen
Nur Admins und Owner können einen freigegebenen Monat wieder öffnen, immer mit Grund. Er ist danach offen, die Person sieht Grund und Namen, korrigiert und gibt erneut ab. Die frühere Freigabe bleibt mit ihren Zahlen im Verlauf. Liegt der Monat vor einem Kontenabschluss, muss der Owner zuerst diesen wieder öffnen. Eine laufende Zeitraum-Sperre nennt der Dialog: Die Person kann erst korrigieren, wenn sie aufgehoben ist.
- 09
Nachträglich geändert
Manches ändert die Zahlen eines freigegebenen Monats von außen: ein neuer Feiertag, eine Tagesausnahme, ein rückwirkendes Arbeitszeitmodell, ein geänderter Anfangssaldo. iXTime fragt dann vor dem Speichern, nennt die betroffenen Monate und speichert nur mit „Trotzdem speichern“. Der Monat bleibt freigegeben und gesperrt, zeigt aber „seit Freigabe geändert“ mit den Zahlen bei Freigabe und aktuell. Im Verlauf steht „Nachträglich geändert“ mit Ursache, Person und Werten. Soll der neue Stand gelten, wird der Monat wieder geöffnet.
- 10
„Alle Mitglieder“ und Selbstfreigabe
„Alle Mitglieder“ ersetzt alle anderen Einträge der Person und gilt laufend: Wer später dazukommt, ist ohne weiteren Schritt dabei. Es schließt die Person selbst ein, Mitglieder ohne Zeitkonto nicht. Auch bei einer Gruppe gilt: Wer in der Gruppe ist, für die er zuständig ist, gibt damit auch sich selbst frei; die Vorschau warnt davor. Wer für sich selbst zuständig ist, sieht im eigenen Monat „Selbst freigeben“. Im Verlauf steht „Selbst freigegeben“, die Sperre gilt wie bei jedem freigegebenen Monat, und wieder öffnen kann auch hier nur ein Admin oder Owner. Den eigenen Monat zurückgeben kann niemand.
Der eigene Monat
Über den Tagen steht der Status mit der passenden Aktion. Ist der Monat vorbei, nennt der Text, wer ihn freigibt. Ein zurückgegebener Monat zeigt den Kommentar hervorgehoben, ein gesperrter ein Schloss an jedem Tag.
Die Prüfansicht
Rechts die Entscheidung mit „Freigeben“ und „Zurückgeben“, darunter der Verlauf. Mit „Vorherige“ und „Nächste“ gehst du von Person zu Person, ohne zurück in die Liste zu müssen.
Monat wählen
Die Auswahl zeigt den aktuellen Monat, die elf davor und jeden älteren Monat, in dem noch etwas wartet, jeweils mit der Zahl. Die Filter bleiben beim Wechsel erhalten.
Wer wessen Monate freigibt
Bei der freigebenden Person stehen die gewählten Gruppen und Personen, darunter die Vorschau. Sie nennt auch, was die Zuständigkeit zu lesen erlaubt: Zeiten, Abwesenheiten samt Grund und Saldo dieser Personen. Berichte, Kalender und Planer erweitert sie nicht, und ändern darf die Person nur, was ihre Rolle erlaubt.
Seit Freigabe geändert
Das Feld stellt die Zahlen bei Freigabe und die aktuellen gegenüber. Der Verlauf nennt die Ursache, hier eine Tagesausnahme, und ein Klick auf eine Freigabe zeigt die damals gespeicherten Zahlen. Es erscheint nur, wenn sich Soll, Ist oder Urlaub dieses Monats ändern; ein Saldo, der sich wegen eines früheren Monats bewegt, löst es nicht aus.
Ist das eine Urlaubsgenehmigung?
Nein. Freigegeben wird der fertige Monat, im Nachhinein. Urlaubsanträge und eine Genehmigung von Urlaub gibt es in iXTime weiterhin nicht: Eine eingetragene Abwesenheit gilt mit dem Speichern.
Können Admins einen freigegebenen Monat direkt ändern?
Nein. Auch Admin und Owner müssen den Monat erst wieder öffnen, mit Grund. Danach gibt die Person ihn erneut ab, und er wird erneut freigegeben.
Bekommt jemand eine Mail, wenn ein Monat wartet?
Nein, der Monatsabschluss verschickt keine automatischen Mails. Was wartet, steht als Zahl am Reiter „Monate“.
Warum kann ich als Owner nicht freigeben?
Weil Freigeben die Zuständigkeit verlangt, nicht die Rolle. Trage dich beim eigenen Mitglied unter „Freigaben“ für die gewünschten Personen ein. Die Prüfansicht nennt, wer freigeben kann.
Müssen Monate der Reihe nach abgegeben werden?
Nein. Ist ein früherer Monat noch offen, zeigt die Zeile das als Hinweis; der spätere Monat lässt sich trotzdem freigeben.
Was passiert mit Monaten von Personen, die ausgeschieden sind?
Deaktivierte Mitglieder stehen weiter in „Monate“, sobald sie im Monat Einträge haben, und lassen sich „ohne Abgabe“ freigeben. Sie selbst können nicht mehr zuständig sein und erscheinen nicht unter „Ohne zuständige Person“.
Was unterscheidet Monatsabschluss, Zeitraum-Sperre und Kontenabschluss?
Der Monatsabschluss gilt je Person und Monat und entsteht durch eine Freigabe. Die Zeitraum-Sperre gilt für den ganzen Arbeitsbereich bis zu einem Datum. Der Kontenabschluss rechnet die Salden zu einem Stichtag ab. Was der Kontenabschluss abgeschlossen hat, lässt sich erst wieder öffnen, wenn der Owner ihn zurücknimmt.
Geht das auch am Handy?
Ja. Abgeben, prüfen, freigeben, zurückgeben und wieder öffnen funktionieren am Handy genauso, die Zuständigkeit stellst du dort unter „Weitere Einstellungen“ ein.