Abwesenheiten erfassen
Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten werden dort erfasst, wo auch die Arbeit steht — ganztägig oder stundenweise, auf Wunsch über einen ganzen Zeitraum. Anschließend zeigt der Kalender sie als Band, und die Auswertungen zählen die genommenen Tage je Grund zusammen.
Schritt für Schritt
- 01
Abwesenheitserfassung aktivieren
Einstellungen → Workspace → Allgemein: Schalter „Abwesenheitserfassung / Urlaubskonto“ aktivieren (Admin/Owner). Erst danach erscheinen der Umschalter im Eintragsformular, die Bänder im Kalender und die Abwesenheits-Kacheln in den Auswertungen. Schaltest du sie später wieder aus, verschwinden diese Elemente — die bereits erfassten Abwesenheiten bleiben erhalten und sind wieder da, sobald du sie erneut einschaltest.
- 02
Auf „Abwesenheit“ umschalten
Beim Anlegen eines Eintrags wechselst du vom Typ „Arbeit“ auf „Abwesenheit“. Kunde, Projekt und Aufgabe entfallen dann — eine Abwesenheit gehört zu keinem Projekt und ist nie abrechenbar. Eine Bemerkung kannst du trotzdem hinterlegen; sie erscheint überall dort, wo der Eintrag aufgelistet wird.
- 03
Grund wählen
Zur Auswahl stehen Urlaub, Krank, Arztbesuch und Sonstiges — und, sobald die Sollarbeitszeit eingeschaltet ist, Zeitausgleich. Der Grund lässt sich später noch ändern; ob eine Abwesenheit ganztägig oder stundenweise ist, steht dagegen mit dem Anlegen fest und wird beim Bearbeiten nur noch angezeigt.
- 04
Ganztägig oder stundenweise
Ganztägig markiert den Tag als Ganzes, ohne eigene Stundenzahl. Ist die Sollarbeitszeit eingeschaltet, zählt ein ganzer Urlaubstag das Soll dieses Tages — wer mittwochs vier Stunden arbeitet, verbraucht am Urlaubsmittwoch vier Stunden, nicht acht. Stundenweise erfasst du wie einen manuellen Eintrag mit Von–bis oder Dauer, etwa für einen Arzttermin am Nachmittag.
- 05
Mehrere Tage auf einmal
Bei einer ganztägigen Abwesenheit gibst du ein Bis-Datum an; iXTime legt daraus einen Eintrag je Tag an. Das Bis-Datum ist mit dem Von-Datum vorbelegt, ein einzelner Tag braucht also keine zusätzliche Eingabe. Liegt ein Wochenende im Zeitraum, wirst du gefragt, ob es übersprungen werden soll — „überspringen“ ist vorausgewählt, und die Anzahl der Tage steht dabei. Mit eingeschalteter Sollarbeitszeit fragt iXTime nicht: Jeder Tag des Zeitraums wird gebucht, auch Wochenende, Feiertage und freie Tage des Arbeitszeitmodells. Diese Tage kosten nichts vom Urlaubskonto und zählen in den Berichten nicht als Urlaubstage; der Dialog zeigt dazu eine Zusammenfassung wie „7 Arbeitstage · 56:00 h · 5 Tage ohne Soll“. Stundenweise Abwesenheit gibt es nur für einen Tag.
- 06
Genommene Tage auswerten
Auswertungen öffnen, den Zeitraum wählen (z. B. das Jahr) und im Filter das Mitglied oder die Gruppe setzen: Die Abwesenheits-Kachel zählt je Grund zusammen — ganze Tage als Tage, stundenweise Abwesenheit als Stunden, nie zu einer Zahl vermischt.
Im Kalender
Eine ganztägige Abwesenheit liegt als Band über ihrem Tag, eine stundenweise als Block darin. Beide sind gestrichelt und in einem eigenen, immer gleichen Ton gezeichnet — Projektfarben sind frei wählbar, deshalb könnte eine zusätzliche Farbe die Abwesenheit nicht zuverlässig kenntlich machen. Ein Klick auf den Tag öffnet die Abwesenheit zum Ansehen, Ändern oder Löschen, statt einen neuen Eintrag zu beginnen. Zusammenhängende Urlaubstage mit demselben Grund erkennt iXTime wieder als Block: Du bearbeitest oder löschst sie als eine Abwesenheit, und vorher steht, wie viele Tage betroffen sind.
In den Auswertungen
Übersicht und Detailliste zeigen eine eigene Abwesenheits-Kachel, nach Grund gruppiert und in der jeweils bekannten Einheit („Urlaub 3 Tage · Arzt 3,0 Std.“). Im Timesheet steht die Abwesenheit als eigener Block unter den Projektzeilen — eine Zeile je Grund, mit getönter Zelle pro Tag und einer Summe wie „2 Tage + 3 Std.“. Im Arbeitszeit-Bericht trägt ein ganztägig abwesender Tag seinen Grund als Beschriftung, statt Arbeitszeit und Pause zu berechnen; eine stundenweise Abwesenheit steht neben der gearbeiteten Zeit und zählt nicht als Pause.
Das Urlaubskonto
Ist zusätzlich die Sollarbeitszeit eingeschaltet, führt iXTime ein Urlaubskonto in Stunden — je Mitglied und Urlaubsjahr (Kalenderjahr oder zum Beispiel Schuljahr), unter Zeitkonten → Urlaub. Jeder Urlaubseintrag zählt dort als genommen oder geplant: Ein ganzer Tag verbraucht das Soll dieses Tages, ein Feiertag im Urlaub nichts, eine stundenweise Abwesenheit ihre Spanne. Wie Anspruch und Übertrag festgelegt und die Konten eines Jahres angelegt werden, steht im Artikel „Urlaubskonto“.
Was Abwesenheit nicht verändert
Abwesenheit zählt nie als Arbeitszeit und fließt in keine abrechenbare, Kosten- oder Margenzahl ein: Dieselbe Auswertung liefert mit und ohne Abwesenheitseinträge identische Werte. Einzige Ausnahme ist die Auslastung gegen die Sollzeit — dort verringert Abwesenheit die verfügbare Sollzeit, denn wer im Urlaub ist, kann nichts abrechnen. Ein Timer lässt sich aus einer Abwesenheit heraus nicht fortsetzen — fortgesetzt wird nur Arbeit. Ansonsten verhält sich eine Abwesenheit wie jeder andere Eintrag: Die Zeitraum-Sperre gilt, jede Änderung landet in der Änderungshistorie, und wer sie sehen darf, richtet sich nach denselben Sichtbarkeitsregeln (eigene / Gruppe / alle). Der Arbeitszeit-Bericht selbst ist am Desktop verfügbar; Kalender, Erfassung und die Abwesenheits-Kachel der Übersicht gibt es am Handy genauso.
Führt iXTime Urlaubsansprüche und Genehmigungen?
iXTime führt ein Urlaubskonto in Stunden – Anspruch, Übertrag, genommen und Rest. Einen Genehmigungsprozess gibt es nicht. Das Urlaubskonto setzt die eingeschaltete Sollarbeitszeit voraus — Einrichtung im Artikel „Urlaubskonto“.
Ich sehe keinen Umschalter auf „Abwesenheit“ — warum?
Die Abwesenheitserfassung ist pro Workspace zuschaltbar und standardmäßig aus. Ein Admin oder Owner aktiviert sie unter Einstellungen → Workspace → Allgemein.
Warum kann ich an einem Urlaubstag nichts erfassen?
Eine ganztägige Abwesenheit belegt den Tag exklusiv: An diesem Tag lässt sich kein weiterer Eintrag anlegen und kein Timer starten. Umgekehrt gilt dasselbe — auf einen Tag, an dem schon etwas erfasst wurde, lässt sich keine ganztägige Abwesenheit legen. Brauchst du beides an einem Tag, erfasse die Abwesenheit stundenweise.
Kann ich aus einer Abwesenheit einen Arbeitseintrag machen?
Nein. Ob ein Eintrag Arbeit oder Abwesenheit ist und ob er ganztägig gilt, steht mit dem Anlegen fest. Lösche ihn und lege ihn neu an — so bleibt die Änderungshistorie eindeutig. Der Grund einer Abwesenheit lässt sich dagegen jederzeit ändern.
Wie lösche ich einen mehrtägigen Urlaub?
Über einen beliebigen Tag des Blocks. iXTime erkennt zusammenhängende Tage mit demselben Grund als eine Abwesenheit und nennt vor dem Löschen den Zeitraum und die Anzahl der Tage, die betroffen sind.
Werden Feiertage automatisch berücksichtigt?
Ohne Sollarbeitszeit fragt iXTime beim Anlegen eines Zeitraums, ob Wochenenden übersprungen werden sollen. Mit Sollarbeitszeit wird jeder Tag gebucht, und was ein Tag kostet, ergibt sich aus seinem Soll: Ein Feiertag kostet nichts und zählt nicht als Urlaubstag. Feiertage pflegt der Workspace als Tagesausnahmen der Sollarbeitszeit — für Österreich und Deutschland per Klick für ein ganzes Jahr. Ein Urlaubsblock über einen Feiertag verbraucht an diesem Tag keine Urlaubsstunden, weil an ihm kein Soll besteht — und wird ein Feiertag später gelöscht, verbucht der gebuchte Tag sein Soll von selbst.