Stempeluhr einrichten
Mit der Stempeluhr buchen Mitglieder Kommen und Gehen an einem Terminal — einem Tablet oder Rechner im Eingangsbereich — per Chip oder PIN. Eingerichtet wird in drei Schritten: Terminal anlegen, Code am Gerät eingeben, Kennungen vergeben.
Schritt für Schritt
- 01
Stempeluhr einschalten
Einstellungen → Workspace → Allgemein: „Stempeluhr verwenden“ aktivieren (Owner oder Admin). Danach gibt es in den Einstellungen den Bereich „Terminals als Stempeluhr“ und auf der Seite jedes Mitglieds die Terminal-Kennung. Daneben steht „Vergessenes Ausstempeln erkennen“, standardmäßig eingeschaltet. Solange ein Terminal aktiv ist, lässt sich die Stempeluhr nicht ausschalten.
- 02
Terminal anlegen
Unter „Terminals“ auf „Terminal anlegen“ klicken und einen Namen vergeben, etwa „Empfang“. iXTime zeigt den Einrichtungs-Code: zwölf Zeichen ohne verwechselbare Buchstaben, gültig bis zum angezeigten Datum — und er funktioniert genau einmal.
- 03
Gerät einrichten
Am Tablet die Terminal-Adresse aus dem Dialog öffnen, unter „Gerät einrichten“ den Code eingeben und „Einrichten“ tippen. Danach zum Startbildschirm hinzufügen: Das Terminal startet als eigene App „iXTime Stempeluhr“ im Vollbild. Wer das Gerät aufhängt, braucht dafür keine Admin-Rechte — nur den Code.
- 04
Bildschirm fixieren
Damit niemand das Terminal verlässt, nutzt du die Funktion des Betriebssystems: „Geführter Zugriff“ auf dem iPad, „App anpinnen“ unter Android.
- 05
PIN oder Chip vergeben
Auf der Seite des Mitglieds unter „Terminal-Kennung“: „PIN erzeugen“ vergibt eine sechsstellige PIN, die nur in diesem Moment sichtbar ist — später kann sie niemand auslesen, auch kein Admin. „Chip zuordnen“ verknüpft einen Chip mit dem Mitglied. Für Chips braucht das Terminal einen USB-Leser, der wie eine Tastatur arbeitet.
- 06
Erfassung festlegen
Wer an der Stempeluhr bucht und wer in der App erfasst, legt die Rolle fest — unter Team → Rollen mit den Zeilen „Arbeitszeit an der Stempeluhr (Terminal) erfassen“ und „Arbeitszeit in der App erfassen“. Beide wirken unabhängig voneinander; eine Rolle kann eine, beide oder keine haben. Kann jemand seine Zeit weder in der App noch an der Stempeluhr erfassen, weist die Seite des Mitglieds darauf hin: Dann erfassen Berechtigte die Zeit für die Person.
- 07
Stempeln
Am Terminal den Chip an den Leser halten oder die PIN eingeben und „Buchen“ tippen. Das Terminal zeigt Vorname und Status — „Eingestempelt seit …“ oder „Nicht eingestempelt“ — und bietet „Kommen“ oder „Gehen“ an. Nach der Bestätigung kehrt es von selbst in den Ruhezustand zurück.
Der Einrichtungs-Code
Der Code wird beim Anlegen angezeigt und lässt sich jederzeit neu erzeugen („Neuen Code erzeugen“), etwa wenn er abgelaufen ist oder ein Tablet getauscht wird. Wird er verwendet, ist er verbraucht — nutzt ihn jemand anderer zuerst, scheitert die echte Einrichtung sichtbar. Die Terminal-Liste zeigt den Zustand jedes Geräts: „Verbunden“, „Wartet auf Einrichtung“, „Code abgelaufen“, „Lange nicht gesehen“ oder „Widerrufen“.
Das Terminal
Im Ruhezustand zeigt das Terminal nur „Kommen und Gehen“ und das Eingabefeld für Chip oder PIN — keine Namen, keine Liste, wer da ist. Ohne Netz meldet es „Keine Verbindung“ und bucht nicht. Das Gerät selbst ist kein angemeldeter Benutzer: Es kann buchen, aber keine Berichte, Mitglieder oder Einstellungen öffnen.
Kommen oder Gehen bestätigen
Nach der Erkennung sieht nur die Person selbst ihren Status — eingestempelt oder nicht — und bekommt genau die passende Richtung angeboten: „Kommen“ oder „Gehen“. Die Buchung wird zu ihrem Zeiteintrag mit der Herkunft „Terminal (Empfang)“ und steht so im Arbeitszeit-Bericht. Weil die Person selbst bucht, entsteht kein „Korrigiert“-Hinweis.
Terminal-Kennung am Mitglied
Chip und PIN liegen auf der Seite des Mitglieds im Reiter „Terminal-Kennung“; dort steht nur, ob etwas hinterlegt ist. Erfasst die Rolle keine Arbeitszeit in der App und steht keine Stempeluhr zur Verfügung — ausgeschaltet, ohne Berechtigung oder ohne Chip und PIN —, sagt ein Hinweis, dass die Person ihre Zeit derzeit nicht selbst erfassen kann.
Was passiert ohne Internetverbindung?
Das Terminal zeigt „Keine Verbindung“ und bucht nicht; die Buchung wird auch nicht später nachgeholt. Wer stempeln wollte, sieht sofort, dass es nicht geklappt hat — die Zeit lässt sich dann nachtragen.
Jemand hat vergessen auszustempeln — was nun?
Läuft ein Eintrag unplausibel lange, fragt das Terminal beim nächsten Stempeln nach („Ausstempeln vergessen“). Bestätigt die Person, wird der alte Eintrag als ungültig markiert; eine Endzeit wird nicht erfunden. Im Arbeitszeit-Bericht steht er als zu korrigieren, und wer fremde Einträge bearbeiten darf, trägt die richtige Zeit nach.
Das Terminal meldet „Keine Berechtigung für die Stempeluhr“ — warum?
Chip oder PIN wurden erkannt, aber die Rolle der Person bucht nicht an der Stempeluhr. Unter Team → Rollen die Zeile „Arbeitszeit an der Stempeluhr (Terminal) erfassen“ in ihrer Rolle einschalten — oder ihr eine Rolle geben, die sie hat. Es wird nichts gebucht.
Die PIN-Eingabe ist gesperrt — warum?
Nach fünf falschen PINs in Folge pausiert die PIN-Eingabe kurz („Kurze Pause“), bei weiteren Fehlversuchen jeweils länger. Chips funktionieren weiter, und die nächste erfolgreiche Buchung hebt die Sperre auf.
Ein Tablet wird getauscht oder geht verloren.
Für das Terminal einen neuen Code erzeugen und am neuen Gerät eingeben. Ein verlorenes Gerät widerrufst du in der Terminal-Liste — danach kann es nicht mehr buchen.
Wird eine Buchung abgewiesen, wenn sie sich überschneidet?
Nein. Eine Buchung wird nie wegen einer Überschneidung oder eines ganztägigen Urlaubs abgewiesen — der Konflikt wird stattdessen in den Auswertungen sichtbar.
Welchem Projekt wird gestempelte Zeit zugeordnet?
Keinem. Eine Terminal-Buchung ist Arbeitszeit ohne Projekt; zuordnen lässt sie sich nachträglich.
Sieht man am Terminal, wer gerade da ist?
Nein. Das Terminal zeigt nach der Erkennung nur der Person selbst ihren Status. Eine Anwesenheitsliste gibt es nicht.