Urlaubsplaner
Der Planer zeigt einen Monat als Raster: eine Zeile je Mitglied, eine Spalte je Tag — wer wann weg ist, auf einen Blick. Die eigene Abwesenheit planst du direkt darin, per Klick oder Ziehen über die Tage. Er steht unter Zeitkonten → Planer; ohne Sollarbeitszeit heißt der Menüpunkt „Urlaubsplaner“.
Schritt für Schritt
- 01
Den Planer öffnen
Zeitkonten → Reiter „Abwesenheits-Plan“, neben Saldo und Urlaub; mit Sollarbeitszeit steht daneben der Reiter „Sollzeit-Plan“ (Schritt 09). Ist nur die Abwesenheitserfassung eingeschaltet und nicht die Sollarbeitszeit, heißt der Menüpunkt in der Seitenleiste „Urlaubsplaner“ und zeigt den Abwesenheits-Plan als einzige Ansicht. Mit den Pfeilen in der Werkzeugleiste wechselst du den Monat. Der Planer ist am Rechner verfügbar; am Handy zeigt Zeitkonten weiterhin Saldo und Urlaub.
- 02
Das Raster lesen
Deine eigene Zeile steht oben, mit dem Chip „Du“. Eine ganztägige Abwesenheit liegt als Balken über ihren Tagen, in der Farbe des Grundes und ab drei Tagen beschriftet; liegt der Block noch in der Zukunft, ist er schraffiert (geplant), sonst gefüllt (genommen). Eine stundenweise Abwesenheit steht als kleine Pille mit der Dauer unten in der Zelle, etwa „2h“ oder „1:30“. Ein grauer Punkt oben markiert Tage, an denen du Arbeitszeit erfasst hast. Wochenenden und Feiertage sind grau hinterlegt, verkürzte Tage gelb, der heutige Tag ist ausgefüllt, ein abgeschlossener Zeitraum abgedunkelt. Die Legende unter dem Raster erklärt alle Zeichen. Wer ohne Zeitkonto geführt wird, etwa Inhaber oder reine Admins, steht nicht im Raster — auch nicht in der eigenen Zeile; wer Zeitkonten verwaltet, sieht die Namen in einer Zeile darunter.
- 03
Die Zeile „Abwesend“
Ganz unten zählt der Planer je Tag, wie viele der angezeigten Mitglieder ganztägig fehlen. Ab einem Drittel der Zeilen (mindestens zwei) wird die Zahl gelb hinterlegt — so fallen Brückentage und dünn besetzte Wochen sofort auf. Ein Punkt bedeutet: niemand abwesend.
- 04
Mitglieder und Arten filtern
Der Mitglieder-Picker zeigt zunächst alle Mitglieder, die du sehen darfst; du kannst auf einzelne Personen oder ganze Gruppen einschränken. Die Chips „Arten“ blenden einzelne Gründe aus — ein ausgeschalteter Chip nimmt den Grund aus dem Raster, der Liste und der Zeile „Abwesend“. Zeitausgleich steht nur mit Sollarbeitszeit zur Wahl.
- 05
Kalender oder Liste
Der Umschalter links wechselt zwischen dem Raster und einer Liste derselben Abwesenheiten in zeitlicher Reihenfolge: Mitglied, Art, Zeitraum, Dauer („5 Tage“ oder „2:00 h“) und Status — „Geplant“, solange der Block noch nicht begonnen hat, sonst „Genommen“. iXTime merkt sich deine Wahl.
- 06
Abwesenheit planen
In deiner Zeile klickst du auf einen freien Tag oder ziehst über mehrere Tage; beim Loslassen öffnet sich der Abwesenheits-Dialog mit dem Zeitraum vorbelegt, Grund Urlaub, ganztägig. Alternativ öffnet „Abwesenheit planen“ rechts oben den Dialog mit dem nächsten Werktag. Tage mit erfasster Arbeitszeit oder einer bestehenden Abwesenheit lassen sich nicht auswählen; ein abgeschlossener Zeitraum bleibt gesperrt wie überall. Für andere planst du in deren Zeile — sofern deine Rolle „Abwesenheiten von anderen eintragen“ hat; sonst sagt der Tooltip „Keine Berechtigung, für andere zu planen“.
- 07
Tage ohne Sollzeit werden mitgebucht
Enthält der Zeitraum Tage, an denen kein Soll besteht — Wochenende, Feiertag oder ein freier Tag laut Arbeitszeitmodell —, bucht iXTime sie ohne Rückfrage mit. Sie kosten nichts vom Urlaubskonto und verlängern die Dauer des Blocks nicht: Zwei Wochen Urlaub bleiben 10 Tage. Kommt später ein Soll am Samstag dazu oder wird ein Feiertag gelöscht, ist der Tag schon Urlaub und verbraucht sein Soll. Willst du an einem solchen Tag arbeiten, nimm ihn zuerst aus dem Urlaub. Ohne Sollarbeitszeit fragt iXTime wie gewohnt nach dem Wochenende.
- 08
Bearbeiten, sehen, dürfen
Ein Klick auf einen Balken oder eine Pille öffnet die Abwesenheit zum Bearbeiten, wenn du sie ändern darfst; sonst nennt der Tooltip nur, was dort steht. Welche Zeilen du siehst, legt deine Rolle mit „Abwesenheiten von anderen sehen“ fest (Nein, Eigene Gruppen, Alle) — unabhängig davon, ob du die Zeiteinträge dieser Personen siehst. Die Gründe von Kollegen sieht nur, wer deren Abwesenheiten eintragen darf; alle anderen sehen Urlaub als „Urlaub“ und jede andere Abwesenheit neutral als „Abwesend“. Deine eigene Zeile zeigt immer alles.
- 09
Der Sollzeit-Plan
Mit eingeschalteter Sollarbeitszeit hat Zeitkonten neben „Abwesenheits-Plan“ den Reiter „Sollzeit-Plan“: dasselbe Raster mit der Sollzeit jedes Tages je Mitglied — etwa 7:36 oder 4:00; wo nichts geschuldet ist (Wochenende, Feiertag, freier Tag laut Modell), bleibt die Zelle leer. Ein ganztägig abwesender Tag behält seine Zahl, abgeblasst und in der Farbe des Grundes: das Soll ist durch die Abwesenheit gedeckt. Rechts steht je Zeile die Monatssumme, unten die Zeile „Soll“ mit der Summe aller angezeigten Zeilen je Tag. Der Sollzeit-Plan ist eine reine Ansicht — geändert wird das Soll unter Einrichtung → Wochensoll bzw. im Arbeitszeitmodell der Person. Monat und Mitglieder-Filter bleiben beim Wechsel zwischen den beiden Reitern erhalten.
- 10
Den Sollzeit-Plan ausdrucken
„Drucken“ rechts oben im Sollzeit-Plan öffnet den Druckdialog nur mit dem Plan: Querformat, Arbeitsbereich und Monat als Überschrift, dann das Raster mit allen angezeigten Zeilen, der Gesamt-Spalte und der Zeile „Soll“ — ohne Menü, Werkzeugleiste und Legende. Ein Monat mit 31 Tagen passt in der Breite auf eine A4-Seite quer. So lässt sich der Plan aushängen, damit alle sehen, wann sie laut Plan arbeiten. Der Mitglieder-Filter wirkt auch im Druck: Für eine Gruppe filterst du vor dem Drucken.
Die Listenansicht
Dieselben Abwesenheiten chronologisch, mit Mitglied, Art, Zeitraum, Dauer und Status. Wer eine Zeile ändern darf, öffnet sie per Klick; ein Filter auf Mitglieder oder Arten wirkt hier genauso wie im Raster.
Planen per Ziehen
Ein Zug über die freien Tage der eigenen Zeile öffnet den Abwesenheits-Dialog: der Zeitraum ist eingetragen, der Grund steht als farbige Pille zur Wahl, und die Zusammenfassung rechnet mit — etwa „4 Arbeitstage · 16:00 h · 1 Tag ohne Soll“, hier mit dem Nationalfeiertag im Zeitraum. Beim Speichern werden alle Tage des Zeitraums gebucht, der Feiertag kostet dabei nichts.
Gibt es Urlaubsanträge oder eine Genehmigung?
Nein. Der Planer zeigt und plant; mit dem Speichern ist die Abwesenheit eingetragen. Wer für andere eintragen soll, braucht „Abwesenheiten von anderen eintragen“ in seiner Rolle — das ist die Leitung, nicht ein Antragsverfahren.
Warum sehe ich bei Kollegen nur „Abwesend“ statt des Grundes?
Weil du deren Abwesenheiten nicht eintragen darfst. Urlaub bleibt als „Urlaub“ erkennbar, alle anderen Gründe — Krankenstand, Arztbesuch, Zeitausgleich, Sonstiges — zeigt iXTime als „Abwesend“. Der Grund gehört der Person; wer ihn sieht, legt die Rolle fest.
Warum fehlen manche Mitglieder im Planer?
Die Reichweite kommt aus der Rolle: „Abwesenheiten von anderen sehen“ auf Nein zeigt nur dich selbst, auf „Eigene Gruppen“ alle, die mit dir in einer Gruppe sind, auf „Alle“ den ganzen Workspace. Wer die Zeiteinträge anderer sehen darf, sieht deren Zeilen ebenfalls. Archivierte Mitglieder erscheinen nicht.
Warnt der Planer, wenn zu viele gleichzeitig weg sind?
Er zählt: Die Zeile „Abwesend“ wird ab einem Drittel der angezeigten Zeilen gelb. Eine Mindestbesetzung oder eine Sperre gibt es nicht — die Entscheidung bleibt bei euch.
Geht der Planer auch am Handy?
Noch nicht. Am Handy erfasst du Abwesenheiten wie gewohnt im Kalender und im Eintragsformular; Zeitkonten zeigt dort Saldo und Urlaub.
Kann ich den Planer exportieren oder in Outlook abonnieren?
Nein. Die genommenen und geplanten Tage stehen in den Auswertungen (Abwesenheits-Kachel) und im Urlaubskonto; einen Kalender-Export gibt es nicht. Den Sollzeit-Plan kannst du ausdrucken.
Warum zählt die Zeile „Soll“ auch Urlaubstage mit?
Weil der Sollzeit-Plan sagt, was geschuldet ist — der Urlaub deckt dieses Soll, er hebt es nicht auf. Die abgeblasste Zahl in der Farbe des Grundes zeigt dir, dass an diesem Tag niemand kommt. Was davon tatsächlich gearbeitet wurde, zeigt der Saldo.