Hilfe-Center
Anleitungen für iXTime
Schritt für Schritt durch die wichtigsten Aufgaben — mit echten Screenshots aus der App. Wähle ein Thema, um loszulegen.
In der Web-App
Erste Schritte
Anmelden, Workspace einrichten, startklar werden.
- Erste Schritte: Workspace einrichten In wenigen Minuten startklar: anmelden ohne Passwort, deinen Workspace anlegen und die Grundstruktur aufsetzen. Danach kannst du sofort Zeit erfassen.
- App aufs Handy holen iXTime lässt sich wie eine App auf dem Startbildschirm ablegen — ohne App Store, direkt aus dem Browser. Danach startest du sie über ein eigenes Symbol, in einem eigenen Fenster ohne Browser-Leisten.
Zeit erfassen
Mit dem Timer oder manuell — sauber bei Projekt und Aufgabe.
Zuordnungen – Struktur
Kunden, Projekte und Aufgaben aufbauen und anpassen.
Kalender
Zeiteinträge im Wochen- und Tagesraster sehen und direkt erfassen.
Team
Mitglieder einladen, Rollen vergeben und Gruppen organisieren.
Auswertungen
Erfasste Zeiten als Berichte auswerten, filtern und exportieren.
Honorare & Kosten
Stundensätze pflegen, Beträge auswerten, Kosten und Marge sehen.
- Honorarsätze & Beträge einrichten Mit Honorarsätzen wird aus erfasster Zeit Umsatz: Stunden × Satz. Du hinterlegst Sätze je Kunde, Projekt, Aufgabe oder Mitglied — die Auswertungen und Exporte zeigen dann Beträge und Abrechnungssummen statt nur Stunden.
- Kostensätze & Marge Interne Kostensätze zeigen, was euch erfasste Zeit kostet — unabhängig davon, ob Kunden etwas verrechnet wird. Zusammen mit den Honorarsätzen wird daraus die Marge: Honorar minus Kosten, je Kunde, Projekt oder Mitglied.
Arbeitszeit & Nachweis
Pausen und Abwesenheiten erfassen, Arbeitszeiten nachweisen, Änderungen nachvollziehen, Zeiträume abschließen.
- Pausen erfassen Mit aktivierter Pausenerfassung unterbricht ein Klick die Arbeit und startet die Pause — am Desktop wie am Smartphone. Pausen sind nie abrechenbar, tauchen in keinem Projekt-Report auf und fließen in den Arbeitszeit-Bericht ein.
- Arbeitszeit-Bericht & Export Der Arbeitszeit-Bericht zeigt je Mitarbeiter und Tag: ersten Beginn, letztes Ende, Arbeitszeit und Pausen — und exportiert alles als CSV, Excel oder PDF. Das ist der Nachweis, den die Zeiterfassungspflicht verlangt.
- Änderungshistorie & Zeitraum-Sperre Jede Änderung an Zeiteinträgen wird protokolliert — wer, wann, was (alt → neu). Korrekturen sieht der Betroffene direkt am Eintrag und nimmt sie zur Kenntnis. Und ist ein Monat geprüft, sperrt ihn ein Klick für das ganze Team.
- Abwesenheiten erfassen Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten werden dort erfasst, wo auch die Arbeit steht — ganztägig oder stundenweise, auf Wunsch über einen ganzen Zeitraum. Anschließend zeigt der Kalender sie als Band, und die Auswertungen zählen die genommenen Tage je Grund zusammen.
Einstellungen
Profil, Workspace, Hierarchie, Sichtbarkeit und Abrechnung konfigurieren.
- Persönliche Einstellungen Im Reiter „Persönliche Einstellungen“ legst du fest, wie du heißt und in welcher Sprache und welchem Datumsformat iXTime erscheint. Hier verlässt du bei Bedarf auch einen Workspace.
- Workspace-Einstellungen: Allgemein Im Reiter „Workspace-Einstellungen“ legst du fest, wie der Workspace heißt und wie die Zeiterfassung standardmäßig funktioniert. Der Reiter ist nur für Mitglieder mit der Berechtigung „Einstellungen verwalten“ sichtbar.
- Hierarchie-Ebenen & eigene Bezeichnungen Du bestimmst, aus wie vielen Ebenen deine Struktur besteht (1 bis 3), wie sie heißen und ob sie Pflicht sind. Diese Einstellungen findest du in den Workspace-Einstellungen unter „Eigene Bezeichnungen“.
- Sichtbarkeit der Zeiten & Rollen Standardmäßig sieht jedes Mitglied nur die eigenen Zeiten. Über die Workspace-Sichtbarkeit und die Rollen steuerst du, wer die Zeiten anderer sehen und wer den Workspace verwalten darf.
- Plan & Abrechnung Im Reiter „Abrechnung“ siehst du deinen aktuellen Plan und kannst ihn wechseln. Dieser Reiter ist nur für Owner sichtbar.
- Daten importieren (CSV) Bring bestehende Daten per CSV in iXTime: Kunden & Projekte, Mitglieder oder komplette Zeiteinträge (z. B. aus Clockify). Der Import-Assistent liegt in den Workspace-Einstellungen und ist Owner und Admins vorbehalten.