Hilfe-Center
Anleitungen für iXTime
Schritt für Schritt durch die wichtigsten Aufgaben — mit echten Screenshots aus der App. Wähle ein Thema, um loszulegen.
In der Web-App
Erste Schritte
Anmelden, Workspace einrichten, startklar werden.
- Erste Schritte: Workspace einrichten In wenigen Minuten startklar: anmelden ohne Passwort, deinen Workspace anlegen und die Grundstruktur aufsetzen. Danach kannst du sofort Zeit erfassen.
- App aufs Handy holen iXTime lässt sich wie eine App auf dem Startbildschirm ablegen — ohne App Store, direkt aus dem Browser. Danach startest du sie über ein eigenes Symbol, in einem eigenen Fenster ohne Browser-Leisten.
Zeit erfassen
Mit dem Timer oder manuell — sauber bei Projekt und Aufgabe.
Zuordnungen – Struktur
Kunden, Projekte und Aufgaben aufbauen und anpassen.
Kalender
Zeiteinträge im Wochen- und Tagesraster sehen und direkt erfassen.
Team
Mitglieder einladen, Rollen vergeben und Gruppen organisieren.
Auswertungen
Erfasste Zeiten als Berichte auswerten, filtern und exportieren.
Honorare & Kosten
Stundensätze pflegen, Beträge auswerten, Kosten und Marge sehen.
- Honorarsätze & Beträge einrichten Mit Honorarsätzen wird aus erfasster Zeit Umsatz: Stunden × Satz. Du hinterlegst Sätze je Kunde, Projekt, Aufgabe oder Mitglied — die Auswertungen und Exporte zeigen dann Beträge und Abrechnungssummen statt nur Stunden.
- Kostensätze & Marge Interne Kostensätze zeigen, was euch erfasste Zeit kostet — unabhängig davon, ob Kunden etwas verrechnet wird. Zusammen mit den Honorarsätzen wird daraus die Marge: Honorar minus Kosten, je Kunde, Projekt oder Mitglied.
Arbeitszeit & Nachweis
Pausen und Abwesenheiten erfassen, Arbeitszeiten nachweisen, Änderungen nachvollziehen, Zeiträume abschließen, ein Tablet als Stempeluhr.
- Pausen erfassen Mit aktivierter Pausenerfassung unterbricht ein Klick die Arbeit und startet die Pause — am Desktop wie am Smartphone. Pausen sind nie abrechenbar, tauchen in keinem Projekt-Report auf und fließen in den Arbeitszeit-Bericht ein.
- Arbeitszeit-Bericht & Export Der Arbeitszeit-Bericht zeigt je Mitarbeiter und Tag: ersten Beginn, letztes Ende, Arbeitszeit und Pausen — und exportiert alles als CSV, Excel oder PDF. Das ist der Nachweis, den die Zeiterfassungspflicht verlangt.
- Änderungshistorie & Zeitraum-Sperre Jede Änderung an Zeiteinträgen wird protokolliert — wer, wann, was (alt → neu). Korrekturen sieht der Betroffene direkt am Eintrag und nimmt sie zur Kenntnis. Und ist ein Monat geprüft, sperrt ihn ein Klick für das ganze Team.
- Abwesenheiten erfassen Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten werden dort erfasst, wo auch die Arbeit steht — ganztägig oder stundenweise, auf Wunsch über einen ganzen Zeitraum. Anschließend zeigt der Kalender sie als Band, und die Auswertungen zählen die genommenen Tage je Grund zusammen.
- Stempeluhr einrichten Mit der Stempeluhr buchen Mitglieder Kommen und Gehen an einem Terminal — einem Tablet oder Rechner im Eingangsbereich — per Chip oder PIN. Eingerichtet wird in drei Schritten: Terminal anlegen, Code am Gerät eingeben, Kennungen vergeben.
Zeitkonten
Sollarbeitszeit und Feiertage einrichten, Saldo lesen und buchen, Urlaubskonten führen, sehen, wer wann weg ist, Monate abgeben und freigeben.
- Sollarbeitszeit einrichten Die Sollarbeitszeit legt fest, wie viel jemand je Wochentag schuldet — die Grundlage für Saldo und Urlaubskonto. Du pflegst eine Vorgabe für alle, eigene Modelle nur für die, die abweichen, und die Feiertage des Jahres.
- Saldo & Saldobuchungen Unter Zeitkonten → Saldo stellt iXTime für jeden Monat gegenüber, was geschuldet war und was gearbeitet wurde, und führt daraus den laufenden Saldo. Überstunden, die ausbezahlt werden oder verfallen, bucht ihr als Saldobuchung; einen bestehenden Stand übernehmt ihr als Anfangssaldo.
- Abwesenheiten im Saldo Jede Abwesenheit wirkt auf den Saldo — aber nicht jede gleich. Urlaub zählt wie Arbeitszeit. Krank, Arztbesuch und Sonstiges füllen das Soll auf. Zeitausgleich verbraucht Guthaben. Hier steht, wie iXTime einen Tag rechnet, mit Tabellen und Beispielen.
- Urlaubskonto Das Urlaubskonto führt je Mitglied und Urlaubsjahr, wie viel Urlaub zusteht, wie viel genommen und geplant ist und was bleibt — in Stunden, damit Teilzeit und kurze Tage stimmen. Das Urlaubsjahr ist das Kalenderjahr oder, wenn du es so festlegst, zum Beispiel das Schuljahr. Es steht unter Zeitkonten → Urlaub.
- Urlaubsplaner Der Planer zeigt einen Monat als Raster: eine Zeile je Mitglied, eine Spalte je Tag — wer wann weg ist, auf einen Blick. Die eigene Abwesenheit planst du direkt darin, per Klick oder Ziehen über die Tage. Er steht unter Zeitkonten → Pläne → Abwesenheit; ohne Sollarbeitszeit heißt der Menüpunkt „Urlaubsplaner“.
- Monatsabschluss Mit dem Monatsabschluss gibt jede Person ihren fertigen Monat ab, eine zuständige Person prüft ihn und gibt ihn frei oder zurück. Ein freigegebener Monat ist für diese Person gesperrt, auch für Admins und Owner. Die Funktion ist je Arbeitsbereich zuschaltbar.
Einstellungen
Profil, Workspace, Hierarchie, Rollen und Abrechnung konfigurieren.
- Persönliche Einstellungen Im Reiter „Persönliche Einstellungen“ legst du fest, wie du heißt und in welcher Sprache und welchem Datumsformat iXTime erscheint. Hier verlässt du bei Bedarf auch einen Workspace.
- Workspace-Einstellungen: Allgemein Im Reiter „Workspace-Einstellungen“ legst du fest, wie der Workspace heißt und wie die Zeiterfassung standardmäßig funktioniert. Der Reiter ist nur für Mitglieder mit der Berechtigung „Einstellungen verwalten“ sichtbar.
- Zeiteinträge kategorisieren Du bestimmst, ob Zeiteinträge überhaupt Kunden, Projekten und Aufgaben zugeordnet werden, ob deine Struktur zwei oder drei Ebenen hat, wie sie heißen und ob sie Pflicht sind. Diese Einstellungen findest du in den Workspace-Einstellungen unter „Zeiteinträge kategorisieren“.
- Rollen & Berechtigungen Was ein Mitglied selbst erfassen darf, wessen Zeiten es sieht und was es verwaltet, legt seine Rolle fest. Unter Team → Rollen passen Owner und Admins die eingebauten Rollen an und legen eigene an.
- Plan & Abrechnung Im Reiter „Abrechnung“ siehst du deinen aktuellen Plan und kannst ihn wechseln. Dieser Reiter ist nur für Owner sichtbar.
- Daten importieren (CSV) Bring bestehende Daten per CSV in iXTime: Kunden & Projekte, Mitglieder oder komplette Zeiteinträge (z. B. aus Clockify). Der Import-Assistent liegt in den Workspace-Einstellungen und ist Owner und Admins vorbehalten.