Urlaubskonto
Das Urlaubskonto führt je Mitglied und Urlaubsjahr, wie viel Urlaub zusteht, wie viel genommen und geplant ist und was bleibt — in Stunden, damit Teilzeit und kurze Tage stimmen. Das Urlaubsjahr ist das Kalenderjahr oder, wenn du es so festlegst, zum Beispiel das Schuljahr. Es steht unter Zeitkonten → Urlaub.
Schritt für Schritt
- 01
Voraussetzungen
Das Urlaubskonto ist aktiv, sobald „Sollarbeitszeit verwenden“ und „Abwesenheitserfassung / Urlaubskonto“ beide eingeschaltet sind. Einen eigenen Schalter gibt es nicht.
- 02
Urlaubsvorgabe festlegen
Zeitkonten → Einrichtung → „Urlaubsvorgabe“: der Jahresanspruch in Wochen des Wochen-Solls, etwa 5, und ob Resturlaub ins nächste Jahr übernommen wird (Standard: ja). Fünf Wochen sind bei 38,5 Stunden 192,5 Stunden, bei 20 Stunden 100. Dafür braucht es Owner oder „Einstellungen verwalten“.
- 03
Beginn des Urlaubsjahres
Ohne Festlegung ist das Urlaubsjahr das Kalenderjahr. Läuft der Urlaub bei euch anders, etwa mit dem Schuljahr ab 1. September, legst du in der Urlaubsvorgabe den Beginn fest. Eine Änderung gilt ab ihrem Datum: Das laufende Jahr endet dann früher als kurzes Jahr (die Vorschau sagt dir, wann und welche Ansprüche schon gesetzt sind), frühere Jahre bleiben, wie sie waren. Für ein kurzes Jahr nennt iXTime den anteiligen Betrag; ob gekürzt wird, entscheidest du – beim Anlegen der Ansprüche mit einem Schalter, beim einzelnen Mitglied, indem du den Wert einträgst.
- 04
Ansprüche für ein Jahr anlegen
„Ansprüche für 2026 anlegen“ zeigt zuerst eine Vorschau: wer einen Anspruch bekommt, mit welchem Anspruch und Übertrag. Bestehende Ansprüche bleiben unberührt, Mitglieder ohne Soll in diesem Jahr werden übersprungen. Im ersten Jahr rechnet der Vorschlag mit dem ersten Soll, das in diesem Jahr gilt.
- 05
Einzelne Ansprüche anpassen
Abweichender Anspruch oder Übertrag? Auf der Seite des Mitglieds im Reiter „Urlaubsanspruch“ — Owner oder „Urlaubskonten & Sollarbeitszeit“. Die Karte in der Urlaubsvorgabe zeigt, wer die Vorgabe verwendet, wer einen eigenen Anspruch hat und wer noch keinen. „Urlaubsanspruch entfernen“ fragt vorher nach und löscht keine Urlaubseinträge: Nur Anspruch und Übertrag des Jahres werden zurückgesetzt.
- 06
Genommen und geplant
Beides ergibt sich aus den Urlaubseinträgen: vergangene Tage zählen als genommen, künftige als geplant. Ein ganzer Urlaubstag verbraucht das Soll dieses Tages, ein Feiertag nichts, ein stundenweiser Urlaub seine Spanne. Rest = Anspruch + Übertrag − Genommen − Geplant.
- 07
Was jeder sieht
Jedes Mitglied sieht sein eigenes Konto samt Urlaubstagen nach Monat, nur lesend — am Rechner und am Handy.
Die Urlaubsvorgabe
Oben der Anspruch in Wochen und der Übertrag-Schalter, darunter die Mitglieder in drei Gruppen: „Verwendet die Vorgabe“, „Eigener Anspruch“ und „Noch kein Anspruch“ — umschaltbar je Urlaubsjahr.
Ein Jahr in einem Schritt
Die Vorschau listet je Mitglied den vorgeschlagenen Anspruch und Übertrag, bevor etwas angelegt wird. Wer schon einen Anspruch hat oder in diesem Jahr kein Soll, wird genannt und übersprungen.
Gibt es Urlaubsanträge und Genehmigungen?
iXTime führt ein Urlaubskonto in Stunden – Anspruch, Übertrag, genommen und Rest. Einen Genehmigungsprozess gibt es nicht.
Wird der Anspruch im Eintrittsjahr anteilig gekürzt?
Nicht automatisch. Der Vorschlag rechnet mit dem vollen Jahr; einen anteiligen Anspruch trägst du beim Mitglied selbst ein.
Werden die Ansprüche zum Jahreswechsel automatisch angelegt?
Nein. Das ist ein bewusster Schritt über „Ansprüche für … anlegen“ — mit Vorschau, damit niemand überrascht wird.
Was passiert beim Entfernen eines Urlaubsanspruchs?
Es werden keine Urlaubseinträge gelöscht. Nur Anspruch und Übertrag für dieses Jahr werden zurückgesetzt: Genommen und Geplant bleiben sichtbar, ein Rest erscheint wieder, sobald ein Anspruch gesetzt ist. iXTime fragt vorher nach.
Verfällt Resturlaub?
Nicht automatisch. Ob der Rest übernommen wird, steuert der Schalter in der Urlaubsvorgabe; Verfallsfristen gibt es nicht.
Läuft das Urlaubsjahr immer von Jänner bis Dezember?
Nur, solange du nichts anderes festlegst. In der Urlaubsvorgabe kannst du einen anderen Beginn setzen, etwa den 1. September für ein Schuljahr. Die Änderung gilt ab ihrem Datum; das laufende Jahr endet dann früher, frühere Jahre bleiben unverändert.
Warum in Stunden und nicht in Tagen?
Weil Tage nicht gleich lang sind. Wer mittwochs vier Stunden arbeitet, verbraucht an einem Urlaubsmittwoch vier Stunden — in Tagen gezählt wäre das ein ganzer Tag.