Team, Rollen & Einladungen
Auf der Team-Seite lädst du Mitglieder ein, vergibst Rollen und organisierst sie in Gruppen. Drei Reiter: „Team" für die Mitglieder, „Groups" für die Gruppen und — für Owner und Admins — „Rollen" für die Berechtigungen.
Schritt für Schritt
- 01
Drei Reiter
Die Seite „Team" hat die Reiter „Team" (Mitglieder), „Groups" (Gruppen) und für Owner und Admins „Rollen" (Berechtigungen, siehe Artikel „Rollen & Berechtigungen"). Alle teilen sich dieselben Daten. Sind Honorar- oder Kostensätze aktiviert, zeigt die Mitgliederliste zusätzlich die Spalten „Honorarsatz" und „Kostensatz" (⋯-Menü → „Sätze bearbeiten") — Details in den Artikeln „Honorarsätze & Beträge einrichten" und „Kostensätze & Marge".
- 02
Mitglieder einladen
Über „Mitglied einladen" öffnet sich ein Dialog. Gib eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein (mit Komma oder Semikolon getrennt), wähle je Person eine Rolle und sende. Jede Person bekommt eine Einladungsmail mit Anmeldelink. Die Owner-Rolle wird beim Einladen nicht vergeben.
- 03
Einladungen verfolgen
Eingeladene erscheinen mit Status-Badge: „Eingeladen" (Mail gesendet), „Nicht versendet" (Mail ging nicht raus) oder „Abgelaufen". Über das Senden-Symbol schickst du die Einladung erneut, über Abbrechen ziehst du sie zurück.
- 04
Rollen vergeben
Die Rolle steht als Chip in der Zeile und wird auf der Seite des Mitglieds geändert: Owner, Admin, Manager, Member oder eine eigene Rolle — jede als Auswahlkarte mit Beschreibung. Was ein Mitglied selbst erfassen darf, ergibt sich aus der Rolle; Ausnahmen gibt es nicht, dafür eigene Rollen. Ein Admin kann keine Owner ändern und niemanden zum Owner machen; der letzte verbleibende Owner ist geschützt. Was die Rollen konkret dürfen, steht im Artikel „Rollen & Berechtigungen".
- 05
Gruppen (Groups)
Im Reiter „Groups" legst du Gruppen an, benennst sie um und weist Mitglieder zu (Klick auf die Mitglieder-Zelle). Gruppen steuern die „Team"-Sichtbarkeit von Zeiten und dienen als Gruppierung in den Auswertungen. Auch Eingeladene lassen sich schon Gruppen zuordnen — sie sind dann ab der Annahme drin.
- 06
Suchen & entfernen
Ein Filter grenzt Mitglieder nach Name, E-Mail oder Gruppe ein. Über das Entfernen-Symbol nimmst du jemanden aus dem Workspace — nicht die eigene Zeile; dafür nutzt du „Workspace verlassen" in den Einstellungen.
- 07
Die Details eines Mitglieds
Ein Klick auf ein Mitglied in der Liste öffnet seine Details mit Reitern: Rolle und Gruppen, Sätze — und je nach eingeschalteten Funktionen auch Terminal-Kennung, Sollarbeitszeit, Urlaubsanspruch und Freigaben. Am Handy öffnet sich zuerst ein Blatt mit Rolle und Gruppen; „Weitere Einstellungen“ führt zur vollen Seite.
- 08
Wer Monate freigibt
Mit eingeschaltetem Monatsabschluss hat das Mitglied den Reiter „Freigaben“: Unter „Gibt Monate frei für“ wählst du Gruppen und einzelne Personen, auch gemischt, oder „Alle Mitglieder“. Gruppen und „Alle Mitglieder“ gelten laufend, wer später dazukommt, ist automatisch dabei. Die Spalte „Gibt frei für“ in der Liste zählt, für wie viele Personen jemand zuständig ist. Die Zuständigkeit ist keine Rolle: Auch Admin und Owner geben nur frei, wofür sie eingetragen sind. Details im Artikel „Monatsabschluss“.
Was darf ein Manager?
Zeiteinträge anderer Mitglieder anlegen, ändern und löschen — im Rahmen dessen, was er sehen darf, auch im Kalender des Mitglieds. Einstellungen, Mitgliederverwaltung sowie Honorar- und Kostensätze bleiben ihm verschlossen, und einen abgeschlossenen Zeitraum kann er nicht aufbrechen.
Kann ich mehrere Personen auf einmal einladen?
Ja. Im Einladen-Dialog mehrere Adressen mit Komma oder Semikolon trennen — alle gehen in einem Rutsch raus.
Die Einladungsmail kam nicht an — was tun?
Zeigt die Zeile „Nicht versendet", nutze das Senden-Symbol für einen erneuten Versand. Du kannst den Anmeldelink der Person auch manuell weitergeben.